こんなお悩みを本記事では解消します。
・HSPが苦手な会議に向けてすべき準備
・HSPが苦手な会議中にすべきこと
この記事を書いている私はHSP気質・内向型です。
仕事で何度も会議は経験しましたが、今でも会議は苦手で緊張します。
しかし、回数を重ねることで会議に向けてすべきことが段々とわかってきました。
結論から言うと「事前準備が大切」です。
今回は、経験をする中でわかってきた「HSPが苦手な会議に向けてすべきこと」をご紹介します。
目次
HSPは会議が苦手な理由
緊張するから
HSPにとって会議は緊張しますよね。
なぜ緊張するかは下記の様な理由からです。
・自分の話が周りに上手く伝わっているか気になるから
・的外れな発言をしていないか気になるから
HSPは自分に注目が集まるのが苦手で、周囲からどう見られているのかを気にしてしまうため、会議は苦手です。
発言するのに時間がかかるから
HSPは会議中に発言するのに時間がかかるため、会議が苦手です。
会議中に意見を求められたり、質問を受けると会議の雰囲気に緊張している中で、何を言うか考えて発言する必要があります。
発言する内容も「この内容でいいのか」と深く考えてしまうため、HSPは会議で発言するのに時間がかかります。
思考停止するから
HSPは会議中に思考停止してしまうことがあります。
緊張した状態で、色々な意見を聞いて理解しようと集中しているときに意見を求められると、頭が真っ白になることがあります。
頭の中では色々な情報を整理しようとしているのですが、まとめることができず、パニック状態になってしまいます。
ここまで「HSPは会議が苦手な理由」をご紹介しました。
次にHSPが苦手な会議に向けてすべき準備をお話します。
HSPが苦手な会議に向けてすべき準備
会議のアジェンダを作る
まず会議の目的と内容を整理し、アジェンダを作りましょう。
アジェンダとは会議で話し合う内容（議題）のことです。
アジェンダの主な内容は下記になります。
・参加メンバー
・課題・背景
・会議の目的
・会議で話し合う内容（議題）
・使用する資料
アジェンダを作ることで自分の頭も整理されます。
内容に不安がある場合は、上司にチェックしてもらうと安心です。
アジェンダは遅くとも会議の前日までには、参加メンバーへ共有しましょう。
参加メンバーの情報格差を埋める
会議の参加メンバーは、課題や内容について知っている情報に差があります。
会議までに、課題・会議内容・目的は、全参加メンバーが認識している状態にしましょう。
知らなそうなメンバーがいたら、事前に会議内容について連絡しておきます。
そうすることで、参加メンバーは会議に向けて事前に情報を調べたりアイデアを考えることができます。
会議時間が長引きます。
会議の流れをシミュレーションしておく
作成したアジェンダを元に、自身で会議の流れをシミュレーションしておきましょう。
余裕があれば、自分が話す内容と行動を全て、実際の会議と同様にシミュレーションしておくと安心です。
これを一度やっておくと、会議当日の細かい流れまで頭に入るので「次は何を言えばいいんだっけ」ということがなくなります。
質問に対する答えを考えておく
HSPは想定していない質問やコメントへすぐに回答するのが苦手です。
そのため、参加者からの質問やコメントへの回答を準備しておきましょう。
アジェンダを作る時に「Aさんからは●●について聞かれるだろうな」とある程度、参加者からの質問やコメントは想定できます。
思いつく範囲で質問やコメントに対する回答を準備できると安心です。
考えすぎると緊張や不安が増します。
HSPが苦手な会議中にすべきこと
ここからは会議中にすべきことをご紹介します。
事前準備ができたら、会議当日はもう考えすぎずに会議に望みましょう。
アジェンダ通りに進める
会議が始まったら、事前に作ったアジェンダ通りに進めるだけです。
事前にしっかりとアジェンダが作れているので、後は淡々と進めましょう。
会議の内容がそれたら戻す
会議での目的（●●についてのアイデアを出す、●●の課題に対する方針を決める）だけ意識し、話がそれてきたら議題を元に戻しましょう。
話がそれたまま進めてしまうと、時間内に内容が収まらなくなります。
まとめ：事前準備が大切！
本記事では「HSPが苦手な会議に向けてすべきこと」について
・HSPが苦手な会議に向けてすべき準備
・HSPが苦手な会議中にすべきこと
をご紹介しました。
会議前は不安で緊張もしますが、その分しっかりと事前準備をして乗り切りましょう。
本記事がHSPで会議が苦手と感じている方の参考になれば嬉しいです。
